Top 5 de retos en la contabilidad de las PYMES

Kwabena (2013) realizó un estudio para identificar los principales retos de las PYMES en la contabilidad. En este artículo se presenta su resultado y una breve interpretación al contexto de las empresas en Costa Rica.

1) Requiere conocimiento técnico y habilidades. Aunque las tareas pueden ser simples, la complejidad de impuestos y sus constantes cambios requieren personas con conocimiento y habilidades técnicas para hacerlo de forma correcta. En la contabilidad todo está relacionado, desde la declaración anual, reporte de operaciones, pagos de impuestos, comprobantes electrónicos intercambiados con proveedores y clientes. Es imprescindible llevar cuentas claras de los distintos gravámenes y registros contables por parte de alguien que conozca.

2) Es costoso. Las PYMES no suelen contar con una persona dedicada solo a la contabilidad, lo que hace que compita con recursos de la misma empresa que podrían ser usados para crecer. Este costo de oportunidad de cosas que no se pueden hacer por falta de tiempo, el costo del tiempo de la persona para llevar la contabilidad y capacidad de guardar los registros contables durante el plazo de 5 años impacta significativamente una PYME. Adicionalmente, la Administración Tributaria (AT) demanda con cierta frecuencia cambios en los procesos y sistemas, lo que aumenta el gasto asociado a mantener la contabilidad.

3) Requiere mucho tiempo. Es indispensable que las PYMES capten y mantengan todos los documentos concernientes a ingresos, egresos y demás actividades contables de la empresa. Aunque son actividades pequeñas, la cantidad suele ser alta o requiere sacar tiempo de donde no hay para ejecutar estas pequeñas tareas. Esto se resume en la frase “No es lo que jode, si no lo seguido”, que desde una PYME el tiempo es valioso y la contabilidad muy beneficiosa para mantenerla de forma correcta.

4) Es difícil mantener el sistema. La dependencia a los sistemas ha aumentado conforme se ha digitalizado la contabilidad y forma de hacer negocios. La desventaja es que un sistema malo solo generará más rápido los problemas en lugar de ayudar al crecimiento de la PYME. Algunos retos que se experimentan son sistemas lentos constantemente ocupan actualizaciones, tiempos eternos para aplicar pequeños cambios en el sistema para atender los cambios de la Administración Tributaria (AT), interrupciones no planificadas que impactan al negocio, brechas de seguridad de información que exponen la información de la entidad, entre otros.

5) Requiere más personal. Las PYMES terminan optando por incrementar más horas a la contabilidad dado lo complejo que es contar con los conocimientos específicos, constantes cambios en los sistemas que no se dan a tiempo, pequeñas tareas hormiga que consumen tiempo para mantener la contabilidad, entre otros. Esto es solo una solución temporal, pero que impacta mucho a los recursos que tiene su PYME para crecer y la ausencia de información contable para la toma de decisiones.

Referencias: Kwabena (2013). Accounting Practices of SMEs: A Case Study of Kumasi Metropolisin Ghana.